COMMENT CHOISIR UN OUTIL DE FORMATION À DISTANCE?

Le secteur de la formation à distance offre une multitude de solutions numériques d’apprentissage qui sont de plus en plus prisées par les entreprises privées ou le secteur de l’enseignement. Véritable outil de pilotage en matière d’acquisition de connaissance à distance, les plateformes de classes virtuelles sont de plus en plus élaborées et permettent aujourd’hui d’offrir des expériences d’apprentissage à distance d’une grande qualité, en plus d’offrir des stratégies d’enseignement équivalentes à la formation en salle traditionnelle.

Le nombre grandissant et la popularité de ce type de plateformes e-learning rendent vite le choix complexe. Il est donc essentiel de bien connaître ce qu’ils peuvent vous offrir avant de prendre une décision. Voici quelques éléments à garder en tête afin de bien considérer toutes les options.

Définissez vos besoins avant tout

Avant de comparer les logiciels, assurez-vous de connaître le cadre dans lequel vous utiliserez la plateforme. Vos besoins présents et futurs en formation à distance détermineront les critères que doit remplir votre plateforme. Structurez votre démarche autour des gens qui auront à utiliser la plateforme logicielle et faites l’inventaire des contraintes qu’ils rencontrent pendant leur processus d’apprentissage. Cette stratégie vous permettra de lister les critères importants pour vous. Vous devez ainsi orienter vos réflexions en regard des situations que vivent apprenants et formateurs :

• Vos apprenants sont-ils nombreux ?
• Devez-vous coordonner plusieurs formations simultanément ?
• Combien de formations en simultanées devront être supportées par le logiciel?
• Désirez-vous que votre interaction avec les participants implique l’utilisation de l’audiovisuel ?
• Quel est le niveau d’aisance technologique des apprenants et des formateurs?
• Aurez-vous besoin d’une assistance technique pour vous et vos participants ?
• Souhaitez-vous faire des ateliers de travail lors de vos formations?

Votre logiciel de cours à distance ne doit pas devenir un irritant ou un carcan dans la mise en place de vos formations. Il a plutôt pour objectif de simplifier et de servir vos projets pédagogiques.

En outre, l’utilisation d’une plateforme de classes virtuelles optimisée maximise l’expérience de formation à distance grâce à des fonctionnalités qui dépassent celle d’un logiciel de webconférence. Ce dernier ne vous permet habituellement que la retransmission de la voix et du vidéo et le partage d’écran.

Des fonctionnalités variées à considérer

Le parcours des apprenants ayant évolué avec la technologie, les logiciels de formation doivent intégrer cette nouvelle réalité. Dans cette optique, on trouvera sur le marché des logiciels aux fonctionnalités variées qui ont pour but d’enrichir l’expérience utilisateur. Il devient alors utile de vérifier si les options qui vous intéressent incluent des avantages tels que :

• des outils d’interaction (clavardage, fonction main levée, outils d’annotations) ;
• la personnalisation de l’environnement d’apprentissage à vos couleurs ;
• des outils de gestion des inscriptions et des invitations aux sessions (portail de gestion, outil d’envoi des invitations);
• des outils de prise en main pour l’utilisateur (calendrier de cours ou horaires) ;
• des interfaces d’administration et de rapports d’évaluations de performances pour les gestionnaires et les formateurs.

En plus de ces fonctions qui améliorent l’utilisation de la plateforme pour les apprenants et les formateurs, d’autres critères plus techniques doivent s’ajouter à votre grille d’analyse.

Des critères qui font la différence

N’oubliez pas de prendre en compte le personnel informatique qui aura peut-être à interagir avec la plateforme. Celle-ci doit s’adapter à l’écosystème numérique déjà mis en place dans votre milieu de travail.

Il existe aujourd’hui deux grandes catégories de logiciels : ceux qui sont installés directement sur vos serveurs locaux et les SaaS, ou Logiciel en tant que Service, qui eux, sont disponibles à partir du Cloud. La tendance est à cette dernière option, puisque souvent moins chère et évolutive.

Il est aussi important de valider la capacité de stockage qu’offrent les solutions SaaS sur le Cloud. Celle-ci vous donne accès à tous vos enregistrements et vos contenus en un seul endroit. Une gestion qui est généralement plus simple de vos enregistrements, mais qui peut être rapidement devenir plus complexe et coûteuse lorsque votre capacité de stockage est limitée et sujette à des frais supplémentaires lors de dépassements.

En plus de choisir entre ces deux types de logiciels, vous aurez à vérifier d’autres points techniques comme :

• la nécessité d’avoir une adresse Web (URL) personnalisée à votre entreprise ;
• l’accès à une application mobile pour toutes les plateformes (Apple, Android, Mac, Windows);
• la facilité d’intégration aux plateformes de type LMS ou système de gestion des apprentissages (Moodle, Sakai et Lära par exemple) ;
• la possibilité de convertir des fichiers au format Web et de les téléverser dans la plateforme à l’aide d’une visionneuse de contenu intégrée;
• l’option d’annotation persistante des contenus lors des présentations pour faciliter l’apprentissage;
• l’accès à une API pour simplifier l’intégration à vos systèmes existants.

Encore une fois, ces critères techniques doivent correspondre à vos besoins et à votre modèle de formation. Pour solidifier votre décision, vérifiez s’il est possible d’avoir accès à une démonstration et portez une attention particulière à la disponibilité de l’assistance pendant et après l’implantation de la plateforme. L’accompagnement et le service après-vente de votre prestataire feront une grosse différence dans la prise en main de votre nouveau logiciel de formation en ligne.

Vous avez d’autres questions sur les logiciels de formation de type classes virtuelles et leurs possibilités. N’hésitez pas à contacter nos spécialistes en formation à distance, qui pourront vous aider à soutenir adéquatement votre communauté d’apprenant, grâce à différentes solutions simples et interactives.